Aplikasi word(Mailing)

 Create

Envelopes

Membuka dialog dengan 2 kolom: Delivery Address (alamat penerima) dan Return Address (alamat pengirim)

Tombol Omit untuk tidak mencetak alamat pengirim

Options → mengatur ukuran amplop (Size 10, DL, C5, dll), font untuk alamat pengirim/penerima, dan posisi cetak

Printing Options → mengatur cara amplop dimasukkan ke printer (feed method, face up/down)

Bisa langsung Print atau Add to Document (disisipkan sebagai halaman baru di dokumen)

Labels

Kolom Address untuk mengetik teks yang akan dicetak di tiap label

Options → memilih merek label (Avery, 3M, dll) dan nomor produk sesuai ukuran kertas label yang dimiliki

Full Page of the Same Label – mencetak label sama di semua kotak satu halaman

Single Label – mencetak hanya satu label di posisi baris/kolom tertentu (berguna jika sebagian label di kertas sudah terpakai)

Bisa Print langsung atau New Document untuk diedit dulu

2. Start Mail Merge

Start Mail Merge

Letters – dokumen surat biasa, dicetak satu-satu per halaman untuk tiap penerima

E-mail Messages – hasil akhir dikirim sebagai email, bukan dicetak

Envelopes – tiap penerima menghasilkan satu amplop

Labels – tiap penerima mengisi satu kotak label

Directory – menggabungkan semua data jadi satu dokumen berkelanjutan (misalnya untuk membuat katalog/daftar anggota), tidak per halaman terpisah

Step-by-Step Mail Merge Wizard – panduan mail merge dengan panel interaktif di sisi kanan, cocok untuk pemula

Select Recipients

Type a New List

Membuka form input data dengan kolom standar (Title, First Name, Last Name, Company, Address, City, dll)

Bisa Customize Columns untuk menambah/menghapus/mengganti nama kolom sesuai kebutuhan

Data yang diketik otomatis tersimpan sebagai file database (.mdb) yang bisa dipakai lagi nanti

Use an Existing List

Mendukung sumber data: Excel (.xlsx), Access (.mdb/.accdb), teks (.txt/.csv), atau dokumen Word lain

Jika Excel punya beberapa sheet, akan diminta memilih sheet mana yang dipakai

Choose from Outlook Contacts

Memilih profil Outlook, lalu memilih folder kontak yang akan dipakai sebagai sumber data

Edit Recipient List

Membuka tabel Mail Merge Recipients menampilkan semua data dalam bentuk spreadsheet

Centang/hilangkan centang untuk memilih siapa saja yang ikut di-merge

Sort – mengurutkan data (misalnya berdasarkan nama atau kota) dengan klik header kolom

Filter – menyaring data berdasarkan kriteria tertentu (misalnya hanya kota "Jakarta")

Find Duplicates – mendeteksi entri data yang sama/dobel

Find Recipient – mencari nama tertentu dalam daftar panjang

Validate Addresses – memeriksa keabsahan format alamat (jika ada add-in pendukung terpasang)

Edit – membuka lagi sumber data untuk mengubah isi langsung dari Word (jika sumbernya dibuat lewat Word)

3. Write & Insert Fields

Highlight Merge Fields – toggle on/off; saat aktif, semua field (seperti «Nama», «Alamat») akan berlatar abu-abu agar mudah dibedakan dari teks biasa

Address Block

Dialog preview menampilkan format alamat lengkap

Bisa memilih format nama (dengan/tanpa gelar), menyertakan nama perusahaan, dan format alamat sesuai negara

Match Fields tersedia langsung di sini jika kolom data tidak otomatis cocok

Greeting Line

Mengatur format sapaan: "Dear" / "To" / kosong, lalu format nama (Joshua Randall Jr. / Mr. Randall / Josh, dll)

Ada opsi teks pengganti khusus jika nama penerima tidak lengkap/tidak valid (misalnya default jadi "Dear Sir or Madam")

Insert Merge Field

Dropdown list semua nama kolom dari sumber data (misalnya «FirstName», «City», «Amount»)

Field disisipkan di posisi kursor, ditandai dengan tanda kurung siku ganda «»

Rules

Ask – menampilkan pertanyaan/input tambahan tiap kali merge dijalankan

Fill-in – menampilkan kotak dialog untuk mengisi teks manual tiap dokumen saat di-merge

If...Then...Else – contoh: jika field «Nilai» ≥ 80 maka tampilkan teks "Lulus", jika tidak tampilkan "Tidak Lulus"

Merge Record # – menyisipkan nomor urut record dari sumber data

Merge Sequence # – nomor urut hasil merge (bisa beda dengan Merge Record # jika ada data yang di-skip/filter)

Next Record – memaksa pindah ke data berikutnya (berguna untuk label multi-kolom dalam satu halaman)

Next Record If – pindah ke record berikutnya hanya jika syarat terpenuhi

Skip Record If – melewati record yang memenuhi kondisi tertentu

Set Bookmark – menandai posisi tertentu untuk dirujuk field lain

Match Fields

Dialog untuk mencocokkan field standar Word (misalnya "First Name") dengan nama kolom asli di data sumber (misalnya kolom "Nama_Depan")

Penting jika Address Block/Greeting Line tidak menampilkan data dengan benar karena nama kolom berbeda

Update Labels – menyalin field pertama yang sudah diatur ke semua kotak label lain dalam satu halaman sekaligus (hanya perlu setting sekali di label pertama)

4. Preview Results

Preview Results (toggle) – mengganti tampilan field «Nama» dengan data asli dari record pertama

Tombol navigasi: First, Previous, Go to Record (input nomor), Next, Last – berpindah antar data penerima untuk cek satu-satu

Find Recipient – mencari record tertentu berdasarkan kata kunci tanpa scroll manual

Auto Check for Errors

Simulate merge and report errors in new document – mendeteksi masalah tanpa benar-benar mencetak

Complete merge, pausing to report errors – proses jalan terus tapi berhenti tiap ada error

Complete merge without pausing – proses selesai, error (jika ada) dilaporkan di akhir

5. Finish

Finish & Merge

Edit Individual Documents

Pilihan: All, Current Record, From...To (rentang record tertentu)

Hasilnya dokumen baru berisi semua surat tergabung (bisa diedit manual sebelum print/simpan)

Print Documents

Pilihan rentang cetak sama seperti di atas

Langsung terhubung ke dialog print Windows

Send E-mail Messages

Harus ada kolom data berisi alamat email di sumber data

Bisa memilih kolom mana yang jadi alamat email (To), mengisi Subject Line, dan format kirim: Attachment, HTML message, Plain text

Membutuhkan Outlook (atau email client default) yang sudah terhubung di komputer